「人材採用のプロセスを合理化し、より良い採用決定を行いたいですか？」と聞かれたとき、どんな企業でも本心ではYESと答えたいでしょう。
もちろん簡単なことではありませんが、CRM内のデータやアナリティクス機能を活用することで業務効率と候補者の質が向上し、採用に費やす時間とリソースが削減されることは世界各国で実証されています。
この記事では、データドリブン採用について知っておくべきことを説明します。また、採用活動の効果を高めるための戦略についても、実践的にご紹介します。
1. データドリブン型採用とは？
データドリブン型採用とは、人材採用に対する分析的アプローチの一種であり、データ分析やその他の客観的な情報を、採用の意思決定の指針として活用する戦略のことです。データ分析は、優秀な人材を確保し、人材紹介・派遣会社のオペレーションを最高の状態にするための強力なエンジンとなり得ます。
COO、CTOなどCクラスの候補の確保や、派遣会社の再就職率の向上など、データドリブン採用のメリットは計り知れません。
2. データドリブン採用のメリット
手作業からデータドリブン型の意思決定に焦点を当てると、新たな可能性が広がります。
2.1 採用の質の向上
データドリブン採用の最大のメリットは、より客観的な採用判断につながることです。スキルや経験、実績などのデータを活用することで、より信頼性の高い採用を行うことができます。
2.2 採用のスピードアップ
採用活動では、適切な候補者を迅速にクライアントに紹介することが重要です。データインサイトのバックアップにより、アクティブな求職者や過去の類似したジョブアラートにサインアップした候補者を見つけることで、採用のスピードアップを図ることができます。
データによって、どこで停滞しているかがわかれば、それを整理して、適切な人材をトップスピードで採用できるようになります。
2.3 定着率の向上
データ分析があれば、未来を予測するための水晶玉は必要ないでしょう。
適切なデータインサイトは、候補者のモチベーションを探り、何が彼らを動かしているのかを理解するのに役立つのです。それを知ることで、候補者を適切な職場に配置し、定着率を向上させることができるのです。
2.4 人材紹介・派遣のコスト削減
候補者の志望動機を知ることのもう一つの利点は それは、面接の回数を減らせることです。
これは、データがもたらす隠れた影響の1つで、人材配置の総コストを削減することができます。アナリティクスを使えば、候補者を特定し、適切な職務に就かせることができるため、スクリーニングにかかる時間やトレーニングプログラムにかかる費用を削減することができるのです。
前述の通り、採用アナリティクスを使用することで、特定の職務に最適な候補者を特定し、ターゲットを絞ることができるため、複数回の面接や高額なトレーニングプログラムの必要性を減らすことができます。
2.5 より多くのビジネス開発機会の発見
どの候補者が積極的に転職を希望しているか、どの顧客が持続可能な人材パイプラインを持っているかを示すデータインサイトがあれば、コラボレーションを開始するのに有利になります。
データの活用方法を知ることは、あらゆる市場でより多くの顧客を獲得するための新たなツールになります。分析が好きな人なら、ビジネス開発の指標はもっとたくさんあるはずです。
2.6 プロアクティブな行動による利益創出
採用ファネル、求人情報、候補者データなどの採用分析を理解することは、採用の未来を切り開く鍵になります。
この情報があれば、欠員を予測し、将来の採用戦略を練り、変化する採用動向を把握することが容易になります。
3. データドリブン採用手法の例
データ分析を採用活動に活用する方法は1つだけではありません。
例えば、予測分析を使って優秀な人材を特定する、採用ツールやAIプラットフォームを活用して優秀な候補者をより早く見つける、ソーシャルメディアを活用してアウトリーチを強化する、などの方法があります。
採用ツール
採用ツール（候補者の特定を支援するデジタル・プログラム）は、どの企業にとっても有効な投資となりえます。
スキル、職歴、学歴などの客観的な情報に基づいて優秀な人材を見つけることで、強力な応募者プロフィールをより迅速に引き出すことができます。そして、採用担当者は、採用までの時間を短縮し、より質の高い候補者を確保できるというメリットを得ることができます。
AIと予測分析
採用後のデータインサイトは、大きなインパクトを与えることができます。予測分析ソフトウェアを使用すると、ホスピタリティ業界などの変動する業界における人材ニーズを示すことができます。
この情報にアクセスすることで、適切な数の候補者を配置することができ、定着率と候補者の全体的な経験を向上させることができます。
ソーシャルメディア
ソーシャルメディアのプラットフォームは、主要な採用・ツールになり得ます。LinkedIn、Facebook、Twitterは、何年も前から採用担当者に何百万人もの潜在的な応募者へのアクセスを提供しています。
人材紹介会社は、データインサイトを使って、これらのプラットフォームのうち、採用につながる候補者が最も集まりやすいプラットフォームを見つけることができます。また、コンサルタントが何気なくスクロールするだけでも、新しい人材との効果的な関わり方について多くを学ぶことができます。
4. 追跡すべき重要な指標とKPI
データ分析は、コンサルタントにも適用されます。
データ主導のプロセスが最良の結果をもたらしていることを確認するために、追跡すべきいくつかの重要な指標とKPIがあります。
以下がその例です。
4.1 Time-to-Hire/Time to Fill（採用までの時間／採用が完了するまでの時間）
ある職務に就く候補者を特定し、資格認定し、採用するまでにかかる時間。これは、個人または組織レベルで追跡することができます。
4.2 採用の質
採用した候補者の数だけでなく、1ヶ月、3ヶ月、6ヶ月、12ヶ月の時点での定着率など、そのパフォーマンスを追跡するKPIです。
4.3 1人当たりの採用コスト
求人広告やスキルテストなど、採用にかかるすべての費用を集計したもので、支出を抑えるためのベンチマークとして利用できる。
4.4 採用元ソース
採用担当者がどこで候補者を見つけたか（求人サイト、ソーシャルメディア、社員紹介など）を追跡し、どの情報源から採用が行われる可能性が最も高いかを把握するのに役立ちます。これを踏まえて、最良の結果を得るために集中することができます。
その他の採用KPI、たとえばレスポンス率や募集ポジションの充足率も追跡する必要があります。
このようなデータを長期的に追跡することで、成果を確認し、パフォーマンスを向上させることがより容易になります。
5. データドリブン採用戦略を成功させる秘訣
新しいアプローチと同様に、データ主導の戦略を実行するには、慎重な計画が必要です。
以下は、検討すべきいくつかの要素です。
5.1 質の高いデータへのアクセスを確保する
データ分析を始める前に、使用する情報が確かなものであることを確認することが重要です。
候補者、採用指標などに関する詳細な記録にアクセスできる必要があります。この段階に至るまでには、新しいツールへの投資や外部ベンダーとの提携が必要になるかもしれませんが、長期的には大きな利益をもたらすでしょう。
5.2全員の目標を一致させる
データドリブン採用は、採用担当者や主要なステークホルダーなど、すべての関係者がこの取り組みに賛同して初めて効果を発揮します。
この新しい戦略を導入する前に、全員が目標と期待されることを明確にしておく必要があります。
5.3 フィードバックのループを確立する
採用戦略を継続的に更新し、改善するためには、フィードバックのループを確立しておく必要があります。
つまり、定期的に指標を見直し、関係者とコミュニケーションをとり、アクションプランを作成するためのスケジュールを設定することです。これにより、改善すべき領域を特定し、変化するトレンドに対応することができます。
5.4 データの完全なコンプライアンスとベストプラクティスを確保する
データ収集に関連する法律やベストプラクティスを常に把握するための計画を立てます。
特に候補者情報の取り扱いには、大量の機密個人情報を扱うことになるため、注意が必要です。法律上の要件を知るために、最初に時間をかけてください。
6. ベストプラクティスー採用プロセスをデータドリブンにする方法
データドリブンなアプローチを始めたばかりでも、既存のプロセスを増幅させる方法を探している場合でも、あなたの戦略に役立つヒントをご紹介します。
6.1 適切な指標を特定することから始める
当然のことながら、多くの代理店は、採用までの時間や採用単価などの社内指標を追跡することから、データ主導の採用戦略を始めます。これらは重要ですが、候補者に焦点を当てた指標も検討する必要があります。
例えば、回答率や採用プロセスの各段階に費やされた時間から、候補者エクスペリエンスを向上させる方法を知ることができるのです。
6.2 より多くのデータを収集するためのクリエイティブな方法を見つける
追跡しやすい指標とそうでないものがありますが、必要なデータを収集するためにあらゆる努力をすることが重要です。
最も価値のある洞察は、外部ソースから得ることができます。例えば、ウェブサイトをトラッキングするGoogle Analyticsから洞察を得たり、候補者の旅にNPSトラッキングを追加したりすることができます。
6.3 データビジュアライゼーションを活用する
データには、百聞は一見にしかずということがあります。データビジュアライゼーションによって採用指標を分析することは、戦略の長所と短所を理解する上で効果的な方法です。
採用ダッシュボード、ヒートマップ、グラフ、その他のビジュアルツールを使用するとよいでしょう。これらは、時間の経過とともに、より包括的なビジネスパフォーマンスのビューを迅速に提供することができます。
6.4 目標とベンチマークを設定する
明確な目標を持つことは、関係者全員が同じ目標に向かって足並みをそろえることにつながり、新戦略の実行を成功させることにつながります。
最も重要な指標を定期的に確認し、時間の経過とともにどのような改善を望むかを決定します。個人、チーム、そして代理店全体の目標を設定するようにしましょう。
6.5 ATSのデータを取り入れる
多くの代理店は、採用プロセスの管理に応募者追跡システム（ATS）を使用し、候補者の情報を整理して追跡可能にしています。
ATSのデータを分析の一部として利用すれば、各チャネルの応募率や平均応答時間など、候補者に焦点を当てた指標を常に把握することができます。これを把握することで、採用戦略の有効性を知ることができます。
6.6 データからアクションプランを作成する
データを収集・分析しても、その情報を基に行動しなければあまり意味がありません。
採用戦略の変更、採用プロセスの見直し、KPIの調整など、データドリブン採用で得られた知見は、ビジネス目標に反映させることが必要です。
6.7 セグメンテーションによる候補者への働きかけのカスタマイズを行う
候補者にアプローチする最適な方法を見つけることも、データの洞察を活用する重要な方法の1つです。アナリティクスを利用して、候補者のさまざまなセグメントに合わせた候補者アウトリーチを行いましょう。
例えば、プラットフォームが異なれば、候補者からの回答率も異なることが、分析によって明らかになります。例えば、LinkedInは若い候補者に人気があり、Eメールキャンペーンは年配の候補者からより良い反応を得ることができるかもしれません。
6.8 データベースを常に改良する
人材紹介業界は常に変化しており、あなたが収集するデータや洞察も常に変化しています。追跡する情報は、最新で適切に記録され、定期的にデータベースを掃除して悪いデータがない場合にのみ役に立ちます。
6.9 常に新しいことに挑戦する準備ができている
データドリブン型採用は、採用活動の最適化に役立つ一方で、その限界を認識する必要があります。
すべての指標を常に利用できるわけではありません。悪いデータ、結果の解釈の誤り、隠れたバイアス、その他の課題もあり得ます。
このことを念頭に置いて、適応性を保ち、新しいアイデアを試し続けることが重要です。最終的には、リーダーやチームが最善の判断を下し、データ分析によって学んだことを適用することが重要です。
7. すべては適切なテクノロジー選定から始まる
デジタル時代には、採用担当者のプロセス改善を支援するツールやテクノロジーが豊富にあります。データ分析、候補者の採用、応募者の追跡など、どのようなニーズにも対応できるツールがあります。
ニーズに合った技術スタックを見つけるには、時間をかけて利用可能なオプションを調査し、さまざまなプラットフォームを試してみてから、ビジネスのための決断を下すとよいでしょう。
ここでは、データドリブンのリクルーターに不可欠なツールをいくつか紹介します。
7.1 ATSソフトウェア
採用プロセスの最初から最後までを管理できるため、採用担当者の必需品です。
7.2 候補者採用ツール
候補者の発掘からアウトリーチ、管理までをサポートし、潜在的な人材の発掘とコンタクトをより容易にします。
7.3 データ分析ツール
データ分析ツールは、シンプルな指標から複雑なアルゴリズムまで、採用活動を向上させるための貴重な洞察を与えてくれます。Google Analytics、Tableau、RStudioなどがその代表的な例です。
7.4 モバイル採用ソリューション
インターネット利用の半分以上がモバイルデバイスで行われている現在、モバイルフレンドリーな採用戦略を立てることは非常に重要です。モバイルに最適化されていることを確認してください。
8. Vincereの分析ソフトウェアでデータドリブン型採用を始めよう
人材派遣のプロセスを合理化するために、VINCEREはお役に立ちます。VINCEREの強力な分析ソフトウェアは、候補者の採用からオンボーディングまで、採用活動を最適化するために必要なすべてのデータと洞察を提供することができます。
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